Para criar um relatório útil no Power BI, comece pela pergunta que ele precisa responder. Depois, identifique os dados necessários, organize a base, construa os indicadores e confira o resultado.
A Microsoft descreve preparação de dados, modelagem, criação de visuais e análise como etapas do trabalho com a plataforma. Visão geral do Power BI.
Este guia trata do planejamento do primeiro relatório. Vamos usar um exemplo fictício de acompanhamento de vendas para mostrar as decisões que vêm antes da apresentação.
1. Defina quem vai usar o relatório
Um gerente comercial pode precisar acompanhar a evolução das vendas por região. Já o vendedor pode precisar consultar o próprio resultado.
Saber quem vai usar ajuda a definir o nível de detalhe e o que deve aparecer primeiro.
Escreva uma frase com o objetivo:
“Este relatório ajudará a gerência a comparar as vendas mensais por região.”
Se você não consegue explicar o objetivo de forma simples, vale ajustá-lo antes de construir os gráficos.
2. Escolha indicadores que respondam à pergunta
No exemplo, você pode começar com valor vendido, quantidade de pedidos e comparação com o mês anterior.
Defina o significado de cada medida. “Valor vendido” considera pedidos cancelados? Inclui frete? Usa a data do pedido ou a data do faturamento?
Essas escolhas precisam ser combinadas com quem conhece o processo. Caso contrário, duas pessoas podem calcular corretamente números diferentes para o mesmo indicador.
3. Confira se a base tem as informações necessárias
Para analisar vendas por mês e região, a base precisa permitir identificar essas informações.
Um modelo inicial pode conter:
| Campo | Para que será usado |
| Identificador do pedido | Conferir e contar pedidos |
| Data considerada na análise | Agrupar os resultados por período |
| Região | Comparar áreas comerciais |
| Valor | Calcular o resultado financeiro |
| Situação do pedido | Aplicar a regra de inclusão ou exclusão |
Determine também o que cada linha representa. Se um pedido ocupa várias linhas por ter diferentes produtos, contar as linhas não equivale a contar pedidos.
4. Prepare os dados antes de criar os gráficos
Confira datas, valores vazios, registros repetidos e variações de escrita. “São Paulo” e “SP”, por exemplo, podem precisar de uma regra de padronização.
O Power BI inclui o Power Query para transformação de dados e permite criar relações e cálculos no modelo. A preparação depende das características da fonte utilizada. Recursos do Power BI Desktop.
Ao combinar tabelas, confira as relações com atenção. Uma ligação inadequada pode afetar os resultados exibidos.
5. Monte uma primeira página simples
Para o exemplo comercial, uma página inicial pode apresentar o total do período, a evolução mensal e a comparação entre regiões.
Use títulos que expliquem o conteúdo. “Vendas por região” comunica melhor a finalidade do visual do que um título genérico como “Gráfico 2”.
Inclua filtros que façam sentido para o usuário, sem ocupar a página com opções que ele não precisa.
6. Valide os números e combine a atualização
Escolha um mês e uma região e compare o relatório com a fonte de referência. Use as mesmas regras e o mesmo período nos dois lados.
Confira também o comportamento dos filtros e os casos de cancelamento ou ausência de dados.
Antes de compartilhar, defina quem será responsável pela atualização e pelo atendimento de dúvidas. As condições de acesso e compartilhamento devem ser verificadas conforme o ambiente e o licenciamento utilizados.
Preciso aprender DAX antes de começar?
Você pode explorar dados e criar visuais iniciais enquanto aprende a ferramenta. Cálculos específicos e comparações mais elaboradas podem exigir medidas em DAX.
O importante é compreender o resultado esperado e conseguir conferir o que o relatório apresenta.
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