No dia-a-dia fazemos diversas tarefas de modo automático, mas já parou para pensar se você as está fazendo da maneira mais eficiente?
Sempre tem uma coisinha ou outra que podemos otimizar para ganhar agilidade. Temos 5 dicas básicas que irão facilitar a sua vida, funções que melhorarão muito seu desempenho e facilitarão a manipulação de dados nas suas planilhas:
1° Dica: Alternar entre planilhas usando atalho de teclado
Em seu escritório você possui arquivos imensos de Excel, com diversas planilhas e já está cansado de alternar entre elas pelo mouse?
Lá vai um truque para facilitar sua vida:
Dê um Ctrl+Page Up para ir para a próxima planilha à esquerda ou Ctrl+Page Down para à direita.
2° Restrição de entrada de dados a partir de validações pré-definidas
As vezes possuímos arquivos compartilhados que outras pessoas preenchem, e precisamos manter um padrão de dados nessa planilha impedind que informações de outros tipos sejam salvas naquela célula. Para isso, utilizamos a validação de dados, uma ferramenta presente na guia “Dados” do Excel.
Essa ferramenta é responsável por validar os dados digitados em uma célula. Ao abrir a validação de dados a seguinte tela surgirá:
Nela você pode ainda definir um intervalo de datas, montar uma lista com valores pré-definidos, inserir um comprimento de texto máximo permitido e por ai vai.
No nosso exemplo vamos colocar a opção comprimento de texto e definir um intervalo de 3 caracteres mínimos e 5 caracteres máximos.
Desta forma ao digitarmos algo nesta célula, se não estiver de acordo com os parâmetros predeterminados, receberemos um alerta de erro.
Ainda na tela de validação de dados, ainda é possível personalizarmos a mensagem dada ao usuário caso o valor inserido na célula não esteja dentro dos parâmetros.
Para isso, vamos até a última guia onde está escrito “Alerta de Erro”, aparecerá a seguinte tela:
Nessa tela você pode modificar o estilo da mensagem, título, e ainda criar uma mensagem personalizada.
Agora vamos para próxima dica.
3° Unificar textos de células sem a função concatenar
O Excel possui uma função própria para concatenar valores de células, porém as vezes não precisamos utiliza-las, pois conseguimos realizar a mesma função de uma forma mais simples, por exemplo:
Como podem ver acima, na última célula eu junto as 3 primeiras, começando pelo caractere “=” que indica a presença de uma fórmula. E em seguida a referência das células que desejo concatenar separadas apenas pelo caractere “&”. O resultado seria esse:
4° Localizar células que estão apresentando erro ou definições invalidas em uma planilha
Ao utilizarmos arquivos com muitas fórmulas, algumas delas podem estar com erros, ou definições incorretas, apresentando assim no Excel, erros de fórmulas como:
#NOME?
#DIV/0!
Entre outros, mas como identificar esses erros? Veja abaixo uma solução:
Pressionando F5 no Excel você verá a seguinte tela:
Agora clique em “especial”. E logo em seguida a seguinte tela aparecerá:
Nesta tela do Excel podemos ir para algum lugar da planilha, e para definir para qual lugar iremos, possuímos alguns filtros, como podem ver a cima. Nesse exemplo estamos procurando fórmulas com erros, porém há vários outros filtros disponíveis. Após marcar as opções como demonstrado e clicar em “OK”, automaticamente o Excel marcará todas as células que possuem erros em fórmulas.
5° Colar valores de uma célula que possui fórmulas em outra célula sem copiá-las
Muitos já sabem, porém é sempre bom reforçar, certo? Por exemplo, se temos um campo calculado em nossa planilha com a soma de alguma coluna ou de alguma linha, e precisamos colar esses dados em algum outro lugar, o velho Ctrl + C e Ctrl + V não resolve, pois, o mesmo acaba copiando a nossa fórmula e não o resultado que ela traz. Sendo assim, podemos fazer da seguinte forma para resolver esse problema:
Selecione os dados que deseja copiar mesmo com as fórmulas e pressione Ctrl + C.
Feito isso, vá até o local onde deseja colar os dados, clique na célula que receberá os dados e vá à guia “Página Inicial” do Excel.
Agora clique na setinha abaixo de “Colar” conforme imagem acima. Abrirá uma lista com várias opções de colagem, porém o que nos interessa neste momento são apenas os valores, sendo assim, clique na primeira opção disponível na guia “Colar Valores”
Dessa forma, nossos dados copiados serão colados, independente das células possuírem fórmulas ou não. Também podemos fazer isso utilizando o botão direito do mouse, onde após copiar os dados, você clica com o botão direito na respectiva célula que receberá os dados e a seguinte tela será exibida:
Basta selecionar a mesma opção de “Colar Valores” e o mesmo resultado será obtido.
Essas foram apenas 5 dicas básicas para facilitar o dia-a-dia, o Excel é um mundo imenso, cheio de possibilidades e funções, e nós da Green traremos sempre algumas delas para você através deste Blog.
